Treinamento de secretária: roteiro de 4 semanas
Roteiro semanal para treinar secretária ou CRC em atendimento no WhatsApp, agendamento, confirmação, orçamento e indicadores.
Resumo rápido
Um treinamento em quatro semanas, com um tema por semana e prática com conversas reais, prepara a secretária ou o CRC para atender, agendar, confirmar e acompanhar orçamentos. O que mais ajuda é revisar conversas toda semana e medir o agendamento.
- Na semana 1, a pessoa conhece a clínica, os tratamentos e as ferramentas.
- Na semana 2, ela pratica o atendimento no WhatsApp e o agendamento.
- Nas semanas 3 e 4, ela aprende confirmação, orçamento e indicadores.
Contratar alguém para a recepção e deixar a pessoa aprender "no dia a dia" é o caminho mais comum, e também o mais caro. Nas primeiras semanas, leads ficam sem resposta, orçamentos não são acompanhados e o dono acaba voltando para o WhatsApp. Um roteiro simples evita isso.
Índice
- Semana 1: a clínica
- Semana 2: WhatsApp e agendamento
- Semana 3: agenda cheia
- Semana 4: orçamento e indicadores
- Como avaliar
- Perguntas frequentes
Semana 1: a clínica
- Tratamentos oferecidos, em linguagem simples.
- Profissionais, especialidades e dias de atendimento.
- Convênios, formas de pagamento e política de valores.
- Sistema de agenda e ferramentas de atendimento.
- Acompanhar consultas de avaliação para entender a experiência do paciente.
Semana 2: WhatsApp e agendamento
- Estudar o script de atendimento.
- Responder conversas reais com revisão de alguém experiente.
- Praticar a resposta ao "quanto custa".
- Meta da semana: toda conversa termina com proposta de horário.
Semana 3: agenda cheia
- Rotina de confirmação com os modelos prontos.
- Lista de espera e encaixes.
- Contato com faltosos.
Semana 4: orçamento e indicadores
- Cadência de follow-up de orçamento.
- Como registrar origem do paciente.
- Indicadores semanais de métricas comerciais.
Como avaliar
No fim de cada semana, revise dez conversas com a pessoa treinada. Observe se ela respondeu rápido, entendeu o pedido, ofereceu horário e fez follow-up. Ao final do mês, compare taxa de agendamento e de confirmação com o que a clínica tinha antes.
Checklist final
- No fim de cada semana, revise dez conversas com a pessoa treinada.
- Verifique se ela respondeu rápido e entendeu o pedido do paciente.
- Confira se ofereceu horário e fez follow-up.
- Ao final do mês, compare as taxas de agendamento e de confirmação com as anteriores.
Se a clínica usa IA no WhatsApp, inclua no treinamento como acompanhar as conversas que a IA passa para a equipe e como ajustar as respostas dela.
Perguntas frequentes
Quem deve conduzir o treinamento?
O dono ou gestor, com apoio de quem já atende bem.
Quatro semanas são suficientes?
Para a base, sim. O aprimoramento continua com revisões mensais.
Serve para CRC?
Serve. Para o CRC, aprofunde as semanas 2 e 4.
Para mais conteúdos sobre o assunto, veja o tema Captação e equipe e o hub marketing.
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Equipe Sminy